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财务管理 财务综合

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构筑兼容价值法与事项法的会计业务流程

发布日期:2015-12-09浏览:2753

索特(Sorter,1969)所提出的事项法论述了事项是与会计主体相关的经济活动,事项法提供的信息可能有用于使用者的各种决策模型,其后学者们对事项法的研究经久不衰。对事项的内涵有了进一步认识,如事项是为了让利益相关者(股东、雇员、管理者、供应商、顾客、政府机构和慈善机构) 更好地预测社会组织(家庭、企业、政府和慈善事业)的未来, 而将影响这些组织的重要事件(内部的、环境的和交易的)的最相关的属性或特征进行汇总(期间的和截面的)并定期发布,且避免推理性的偏见(Johson,1970);事项是指对一项活动特征的可行观察结果(顾抗、袁树民,1997);事项是指可观察的、可以用会计数据来表现其特征的具体活动、交易和事项(娄权,2000)等等。本文认为,他们基本上都是从会计数据处理角度出发,选择稍有不同的确认范围和记录方法,对组织中各类活动在会计信息系统中进行适当的记录、处理及输出,力图对外提供可靠、相关的会计信息的不同表述。 一、会计事件是会计信息系统的数据入口,是连接业务过程和会计信息系统的桥梁 为了建模的统一性与完整性,本文拟采用以下概念描述组织活动。一个业务过程(阿妮塔.S.霍兰德,1999)是完成组织战略目标的一系列活动。换言之,一个业务过程往往可以包含若干个活动,为了区分业务过程与其中的活动,可以用事件来表示业务过程中的相对单一的活动。在REAL[1]模型的概念框架中,事件又可以分成业务事件、信息事件和决策/管理事件三类。业务事件是在业务过程中执行向客户提供商品和服务的相关业务活动;信息事件包括三种活动:记录业务事件的数据的活动称之为记录事件,维护组织重要的参考数据的活动称之为维护事件,以及向管理当局或其他决策者报告有用的信息的活动称之为报告事件;决策/管理事件是管理者或其他人在计划、控制和评价业务过程时的管理活动。而每一具体的业务过程,都是由这三类各司其职的事件相互启承、协同完成的。 由此可见,上述诸多学者提出的事项(Events)概念对应的基本上是信息事件,更确切地说是其中的记录事件和报告事件。从会计信息系统视角出发,本文拟采用会计信息事件(简称会计事件,下同)来表述该信息事件。即会计事件是符合上述学者事项概念的,专门用于记录、处理和报告会计数据的信息事件。这样,可以将会计事件从其它信息事件中分离出来,从而有利于人们对会计信息系统数据来源的考察。 通俗地讲,人们用“自然语言”描述业务事件,例如,用原始凭证记录业务事件;用“会计语言”描述会计事件,例如,用记账凭证记录会计事件。也可以说,会计事件是信息事件,是被业务事件或决策/管理事件所触发的信息事件中与会计数据记录、处理和报告相关的部分。记账凭证(会计分录)是记录会计事件的载体。这样一来,如图1所示,我们就将组织的业务过程与会计事件通过信息事件自然地关联了起来。其中业务过程可以包含业务事件和决策/管理事件,第二个箭头有别于第一个箭头,表示会计事件是从信息事件中分离出来的,专门用于记录、处理和报告会计数据的信息事件,其本身也是信息事件。 会计事件 信息事件 业务过程 图1会计事件与业务过程的关联 由此可见,首先要分析清楚组织的业务过程;然后识别出其中的信息事件,用“自然语言”进行描述并记录到原始凭证;最后才是按会计确认的条件识别出会计事件,用“会计语言”进行描述并记录到记账凭证(会计分录)中;此后还可以附加专门化的财务分析与控制模型,完成会计核算与财务管理的功能。这个过程看似简单,但当面对组织纷繁复杂的业务过程时,特别是构建与之对应会计业务流程时,我们又往往不知所措,无从下手。因此,本文在此建立一个事项凭证生成模型,用来示意性地表示记账凭证的生成过程(汤四新,2003)。 二、事件驱动的本质内涵分析 “事件驱动”(Event Driven)概念已被不少学者阐释,比较典型的如:事件驱动原本是一种计算机术语,是指当某一特定事件要求代码进入工作时,程序指令即开始执行。而当其成为一项会计术语时, 是指经济实体一项业务一经发生, 即意味着会计信息系统的“程序指令开始执行”。并归纳了基于事件驱动的会计信息系统具有的三个重要特征: (1)紧密结合业务流程和信息流程;(2)重新定义会计范围, 集中处理业务事件;(3)集成信息流程和实时控制(张静远、袁皓,2005)。但本文认为事件驱动更多地是指一种常见的计算机软件开发技术,是指当用户触发某一特定的事件后,软件就执行与之对应的一段脚本(script)。比如众所周知的,人们只要在word中点击“保存”按钮,电脑就会将正在编辑的文档保存。其实,在word软件设计中,只是设置了一个“保存”控件,该控件有一个称之为单击(clicked)事件的事件,该事件对应一段脚本,该段脚本执行将当前文档按缺省的存放路径名存档的功能。人们看到的点击“保存”按钮,电脑自动保存文件,实质上是人们的点击“保存”按钮动作触发了word软件中的单击事件,而单击事件真正执行了保存文档的功能。 在此,本文认为借用这个概念,本质上只用来表示当某信息事件被业务过程中的其它事件,如业务事件触发时,能够按照预设的会计事件触发条件自动触发会计事件,而与会计范围选择、流程集成及实时控制间不构成必然的关联。 三、建立兼容价值法与事项法的基于会计事件的事项凭证生成模型 在会计事件中,可以将价值法会计的规范性、限定性要求定义为基本规则;将事项法会计的需求定义为使用者可自定义的扩展规则;从而自动生成“事项凭证”( 张永雄,2005)。在现行的国内外财务软件中,比如国外的sunsystems财务管理系统和国内的金蝶财务账务系统中都有类似“会计分录序时簿”的概念,在“会计分录序时簿”中已允许使用者根据需要自定义扩展字段。若将该功能加以扩充,变为不仅允许使用者自定义扩展字段,而且允许使用者自定义扩展字段间、及扩展字段与基本字段间的运算关系和稽核关系,就基本上可以实现会计事项的功能需求。并且使用事项凭证概念在格式上也可不受传统记账凭证的惯性思维限制。因而,事项凭证在内容与形式上都有别于传统记账凭证。基于以上分析,本文将同时具备基本规则和扩展规则概念,并同时允许使用者自定义扩展字段间、及扩展字段与基本字段间的运算关系和稽核关系,还能一致性地维护记账凭证与原始凭证的稽核控制关系的事项凭证生成模型称之为基于会计事件的事项凭证生成模型。 由此可见,在会计信息系统的设计与实现中,事件驱动是一项中立性的技术,无论采用价值法会计还是事项法会计,都能借助事件驱动技术触发会计事件,再通过基于会计事件的事项凭证生成模型生成符合规范性和扩展性需求的记账凭证或会计分录。换言之,价值法会计与事项法会计的选择,首先表现为与事件驱动技术的使用无关;而只与会计事件中采用的会计确认与计量模式有关,更确切地说与会计事件中采用的会计数据采集、加工和输出方法有关。如果采用基于会计事件的事项凭证模型构造会计流程,那么系统就具有同时满足规范性功能需求和扩展性功能需求的可能性,此时,该模型就可以兼收并蓄价值法会计与事项法会计的数据处理逻辑,从而表现出具有对价值法会计与事项法会计的兼容性。 四、来自当前国内、外主流财务软件记账凭证生成模式对兼容性的检验 事实上,目前国内外主流财务软件,无一例外都在采用事件驱动这种软件开发技术来设计与开发的。通过分析可以发现,这些软件基于事件驱动的记账凭证生成模式大致可以归纳为以下四种。 (1)根据财务软件提供的自动转账功能自动生成记账凭证。从财务软件提供的自动转账功能自动生成记账凭证,是指财务软件本身提供功能较强的自动转账机制,这类自动转账机制能支持多借多贷的会计分录的生成。借助此类机制就可以完成某些与业务有关的记账凭证的自动生成。例如:采用月末一次加权平均法结转销售成本的分录(借:销售成本,贷:库存商品),企业可以月末登记一次财务账,此时采用财务软件提供的自动转账机制生成记账凭证比较适合。这种方式被国内主流的财务软件像用友、金蝶、金算盘、新中大、浪潮国强等软件采用。 (2)根据业务软件提供的记账凭证生成功能自动生成记账凭证。从业务软件提供的记账凭证生成功能自动生成记账凭证,是指当生成凭证时除了需要满足财务软件提供的自动转账机制功能外,还需要从业务单据中取得某些单据要素信息时,就需要采用此类方法。例如:结转采购成本的分录(借:库存商品,贷:商品采购),企业有可能每周或每旬集中登记一次财务账,此时采用财务软件提供的自动转账机制也可以;但是,却不能做到区分供应商生成多借多贷、并且在凭证摘要中注明供应商名称的记账凭证。此时采用从业务软件提供的记账凭证生成模型,问题就可以得到有效解决。这种方式也被国内主流的财务软件像用友、金蝶、金算盘、新中大、浪潮国强(杨周南,2006)等软件采用。 (3)根据业务单据备查簿或业务报表生成记账凭证。从业务单据备查簿生成记账凭证,是指业务软件根据业务单据登记业务单据备查簿;当需要生成记账凭证时,再根据已登记的业务单据备查簿按照预设的记账凭证生成模板自动生成。这种方式被像SAP BO V7.0(黄骁俭,2004)等软件厂商选用。例如:对于零售销售业务,每个工作日将有多张零售单据,首先将零售单据登记业务单据备查簿,再根据业务单据备查簿按照预设的记账凭证生成模板生成记账凭证。 另外,有些像用友 U8 V8.6软件的通用报表系统功能比较强大,还提供从通用报表自定义的表单取数生成记账凭证的功能。此时,可以首先根据业务单据生成业务报表,然后根据业务报表生成记账凭证。 (4)根据通过财务审核的业务单据自动生成记账凭证。从通过财务审核的业务单据自动生成记账凭证,是指业务软件在处理业务单据的过程中设置有财务审核流程,并且在财务审核流程执行的同时就可以自动按预设的生成模板自动生成记账凭证并传递至账务系统。这种方式被像金蝶、金算盘等软件采用。例如:对于采购业务,一般不会像零售业务一样频繁发生,而且,在发生采购业务时还会涉及采购费用和往来账款的结算问题。因此,采购业务比较适宜于采用此法生成记账凭证。 从时间序列上看,目前主流财务软件基本上首先是围绕价值法会计的凭证生成需求而设计的,在不断适应和满足用户实际需求的过程中,也不乏对事项法会计的些许支持。比如:单一核算项目、交叉核算项目(多核算项目)、自定义核算项目及其账表的逐步演变与完善;支持表外科目核算的单式记账与复式记账的并存;通过科目属性、科目组合、科目模式等对会计科目定义及使用的扩充等等。上述从账表输出的显性需求的扩充、活动(事项)记录的扩充到会计对象树形分类的扩充,基本上都是通过增加扩展字段,及扩展字段与基本字段间的运算关系和稽核关系,从而实现基本规则和扩展规则的统一,亦即价值法会计与事项法会计是可以兼容实现的。 根据上文构造的基于会计事件的事项凭证生成模型概念,该模型可以毫无遗漏地囊括以上四种记账凭证生成模式,并仍存在进一步的扩充空间。 五、来自运用事项凭证生成模型重构基于事件驱动的销售/收款过程会计业务流程对兼容性的检验 现代会计信息系统将组织与会计数据处理相关的业务过程归纳为“销售/收款过程”、“获取/支付过程”、“人力资源业务过程”、“财务业务过程”和“转换业务过程”五个传统业务过程。限于篇幅所限,本文仅就销售/收款过程,运用基于会计事件的事项凭证生成模型,对基于事件驱动的销售/收款会计业务流程进行重构。 销售/收款过程是指组织向客户销售或交付商品及服务,并收取相应款项的业务过程。该过程是组织与外部参与者接触,实现组织增长与盈利,从而获得现金流入的关键过程。如图2所示,销售/收款过程主要包括三大类事件:接受订货事件、仓库发货事件和收款事件。 接受订货 销售员 客商 发货员 物流公司 收银员 仓库发货 收款 银行存款、现金 存货 图2销售/收款过程REAL模型示意图 图2涉及的资源(Resources)、事件(Events)、参与者(Agents)及地点(Locations)列表如下: 表1:资源表 表名 主键 参考属性 存货 存货ID 存货编码、名称、类别、规格型号、品牌…… 开户银行 开户行ID 开户行编码、名称、账号、币别、类别…… 注:现金合并在开户银行使用,类别为现金账户。 表2:事件表 表名 主键 参考属性 接受订货 销售订单ID 单号、日期、存货ID、数量、单价、税率、仓库ID…… 仓库发货 发货单ID 单号、日期、存货ID、数量、单价、税率、仓库ID…… 收款 收款单ID 单号、日期、金额…… 表3:参与者表 表名 主键 参考属性 职员 职员ID 职员编码、姓名、所属部门、职务、授权…… 客商 客商ID 客商编码、名称、地址、联系人、类别…… 注:职员包含销售员、发货员、收银员;物流公司合并在客商使用。 表4:地点表 表名 主键 参考属性 仓库 仓库ID 仓库编码、名称、地址、负责人、库存控制…… 部门 部门ID 部门编码、名称、地址、负责人…… 实务中,组织根据业务过程的需要,还可以添加其它的一些同样重要的事件,如售前的询价、营销及客户关系管理;售中的结算控制、质量控制、库存控制、包装控制、运输控制;售后的跟踪和退换货事件等,由于本文主要关注的是销售/收款过程最有可能引发会计事件的活动(事件),从而有意地忽略了其它有可能同样重要的事件,但并不排斥出于业务过程管理与控制的需要,适当地扩充必要的事件。以下主要分析三类与会计事件密切相关的业务事件,并突出强调与其相关的会计事件,在会计事件中又突出强调“共性”即对价值法会计的实现,至于“个性”即对事项法会计的实现,则有赖于根据信息使用者的需求来增加扩展字段及规定字段间的运算关系与稽核关系,从而通过事项凭证模型的运用兼容共性与个性的共同完成。 (1)接受订货 事件描述。销售人员获取客商询价单,首先进行库存分析,确认组织是否有可用资源(存货或服务)满足客商的需求;接着根据组织价格策略结合客商成交记录报价;最后根据客商信用分析确定付款条款、运输条款及其它附加条款。接受订货意味着商业信用、相应法律责任的形成和存货或服务资源的占用。比如是否形成违约责任,是否要将存货资源从自由库存转换为预留库存等。 事件风险。销售员及其他内部参与者的存货、客商区域、明细仓库授权风险;客商信用风险;组织无法执行订单的商业信用损失风险和可能承担的相应法律诉讼风险。 事件触发的会计事件。根据客商信用分析和组织付款条款可能引起预收账款的增加,从而引发借:银行存款,贷:预收账款会计分录的填制。根据信息使用者的需求,此处通过事项凭证模型来扩充基于客户关系管理的信用评估与管控,并与CRM系统进行业务关联。 (2)仓库发货 事件描述。仓库保管员根据进入执行状态的销售订单,备货、装箱并联系物流部门或物流公司组织发货。 事件风险。发货出库的授权风险,发货出库的数量、品质、装箱标准、到货期及到货目的地差异或错误风险。 事件触发的会计事件。引发存货减少和应收账款增加;除了货款外是否还有保险费、代垫运输费等营业费用和代垫费用,均应根据费用类别不同分别记入不同费用或往来账户。根据信息使用者的需求,此处也可通过事项凭证模型来扩充基于仓储和业务管理需求的业务库存账、业务往来账及业务与财务执行情况明细表、统计表及稽核表的核算与管理。 (3)收款 事件描述。收到客商汇入的应收账款,并与发货单(或结算单)稽核。 事件风险。现金或银行存款授权风险,接触风险;稽核出错引发的应收账款错账风险。 事件触发的会计事件。根据稽核结果引起银行存款增加,应收账款减少,从而引发借:银行存款(现金),贷:应收账款会计分录的填制。根据信息使用者的需求,此处也可通过事项凭证模型来扩充基于业务管理需求的业务往来账的自动冲销、预付账款与应付账款的自动对转与冲销。 至此,已经可以清晰地看到销售/收款过程中业务事件到会计事件的触发与被触发关系,该过程更明晰的描述可以通过系统流程图来体现。图3是一个典型销售/收款过程系统流程图。在图3中请特别关注代表会计事件的识别(类椭圆形图标)和代表事项凭证模型的运用(圆形图标)符号,前者表示此处为会计事件从信息事件中分离出来的时机,后者表示此处是对基于会计事件的事项凭证生成模型的使用。 一般地,市场、行业、规模、管理当局控制模式以及技术应用装备的不同,特别是基于IT技术的流程管理技术应用的不同,将产生不完全相同的销售/收款过程。不失一般性,本文以图3为例,在图中主要关注涉及三类单据:销售订单、发货单和收款单,这三类单据是由业务事件发生时根据业务规则触发的信息事件产生的记录业务事件信息的原始单据。其中包含会计数据,这些会计数据可以通过嵌入在信息事件中的财务规则触发会计事件,从而通过会计事件产生符合基本规则和扩展规则的事项记账凭证,并生成各类账簿,也可以结合原始凭证与会计账簿产生各类稽核表、对账单和发生额、余额表。 实务中,销售/收款过程可根据业务过程的管理需要,适当地增加的单据有:询价单,合同书、结算单、销售发票。采用一单多联方式使用的有:客商订购意向书、销售订购确认单与销售订单一式多联;提货单、装箱单、货运通知单、回单与发货单一式多联等。在IT环境下,一式多联在每联次的内容和格式上也可以做适当的调整,从而更个性化地迎合业务过程的需要。同时,在业务规则中,可以将各类控制,特别是事中控制嵌入系统。比如客商赊销额度警戒控制、存货点负库存控制就是典型的可以被嵌入的事中控制。赊销额度警戒控制是指根据客商信用管理设置赊销信用额度,系统可以选择强制控制、提示警告或暂停使用方式在业务单据的流程执行中实施实时控制;负库存控制是对不同存货点是否允许出现负库存发货(未及时做入库单,却要先做发货单)的控制,也可以有强制控制、提示警告或暂停使用三种方式在业务单据的流程执行中实施实时控制。至于客商区域、存货经营范围、存货点的查询、使用及修改权限控制更是可以借助IT技术嵌入业务过程处理中。由此可见,在典型的销售/收款过程中,是可以将业务规则和财务规则嵌入到业务过程中处理的,这样就将业务的执行、控制和会计事件的触发一气呵成地集成,真正实现业务执行与业务控制的同步协同,业务处理与财务处理的一体化控制。 六、结论 一直以来,许多会计理论工作者对事项会计、事件驱动以及其在会计信息系统中的应用倍感困惑,也出现过一些似是而非的论述。事实上,在英文中事项与事件都采用Events来表述,而中文中却使用两个稍有差异的词来表达,容易给人造成错觉或误解。本文将二者还原为业务过程中的“活动”,再将不同的活动分解为三类事件(业务事件、信息事件和决策/管理事件),并将会计事件从信息事件中分离出来,从而完成业务过程到会计事件的关系表达。 事件驱动其实更多地是指一种常见的计算机软件开发技术,其本质含义是指当用户触发某一特定的事件后,软件就执行与之对应的一段脚本(script)。由于事件驱动所具有的技术中立性,从而使得采用事件驱动技术设计会计信息系统时,对价值法会计和事项法会计的支持,只依赖于会计事件中采用的会计数据采集、加工和输出方法;使用基于会计事件的事项凭证生成模型重构会计业务流程,具有对价值法会计与事项法会计的兼容性。这种兼容性首先可以从分析目前国内外主流财务软件的四类记账凭证生成模式来加以检验。其次,运用基于会计事件的事项凭证模型重新解析基于事件驱动的销售/收款过程的REAL模型及其系统流程图,一方面可以更清晰、更条理化地表达销售/收款过程的会计业务流程,另一方面也可以进一步通过重构会计业务过程,从而实现对价值法会计与事项法会计兼容性的有效检验。 参考文献: 阿妮塔.S.霍兰德 现代会计信息系统[M].北京:经济科学出版社,1999:39 顾抗、袁树民 事项会计理论-电算化会计信息系统设计的基础[J].上海会计,1997(5):15-17 黄骁俭.SAP Business One 中文版 7.0[M].北京:中国人民大学出版社,2004:134-135 娄权 对价值法与事项法的比较分析[J].上海会计,2000(12):52-53 汤四新.管理软件记账凭证生成机制研究与性能评测[J].中国会计电算化,2003(10):4-6. 杨周南.会计信息系统——面向财务业务一体化[M].北京:电子工业出版社,2006:229-230 张静远 袁皓.事件驱动法和事项法的异同分析[J].北方财贸,2005(2):45-46. 张永雄.基于事项法的会计信息系统构建研究[J].会计研究,2005(10):29-34. Johnson Orace. Toward an 'Events' Theory of Accounting[J]. Accounting Review, 1970 ,(4): 641 - 654. Sorter G H. An 'Events' Approach to Basic Accounting Theory [J]. Accounting Review ,1969 ,(1) :12 - 20. [1] REAL模型中的R、E、A、L分别代表资源( Resources) 、事件( Events) 、参与者( Agents) 和地点(Locations)

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